Apakah Anda bekerja di departemen Akuntansi atau Sumber Daya Manusia dan merasakannya kehilangan kendali atas pengeluaran perusahaan Anda? Faktur yang hilang, pengeluaran yang tidak sah, atau anggaran yang membengkak hanyalah beberapa dari sakit kepala yang dapat timbul ketika Anda tidak memiliki perangkat lunak pelacakan pengeluaran.
Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, dimana setiap sen mempengaruhi profitabilitas perusahaan, menjaga pengelolaan keuangan yang sehat sangatlah penting untuk kelangsungan hidup dan pertumbuhan bisnis apa pun. Namun permasalahan seperti yang disebutkan di atas mempersulit pengelolaan sehari-hari.
Dan itu saja Kurangnya kendali atas pengeluaran bukanlah masalah kecil. Hal ini dapat mengikis margin keuntungan, mempengaruhi likuiditas dan bahkan membahayakan kelangsungan hidup perusahaan dalam jangka panjang. Dapatkah Anda bayangkan mengetahui bahwa perusahaan Anda memilikinya telah menghabiskan ribuan euro untuk layanan duplikat Atau bahwa karyawan telah melakukan pembelian tanpa izin? Situasi ini lebih sering terjadi daripada yang diperkirakan dan dapat berlangsung selama berbulan-bulan tanpa disadari.
Dengan senang hati, Teknologi yang ada saat ini menawarkan solusi untuk menghadapi dan mengatasi tantangan tersebut.. Dengan digitalisasi pengendalian pengeluaran, permasalahan ini dapat dicegah dengan cara yang sederhana, serta menyediakan alat untuk pengelolaan keuangan yang lebih efisien dan strategis. Apakah Anda ingin tahu caranya? Teruslah membaca.
Tantangan tradisional dalam mengendalikan pengeluaran bisnis
Metode pelacakan pengeluaran tradisional penuh dengan inefisiensi. Spreadsheet yang tersebar, kuitansi kertas, dan proses persetujuan manual hanyalah puncak gunung es. Sistem dan cara kerja yang sudah ketinggalan zaman ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga memakan waktu tunduk pada kesalahan manusia.
Dengan praktik-praktik ini, Memiliki pandangan global tentang pengeluaran adalah tugas yang sangat besar. Tentu saja, menyebarkan informasi ke berbagai departemen atau sistem tidak akan membantu sama sekali. Berapa sebenarnya jumlah yang dibelanjakan untuk perjalanan bisnis pada kuartal ini? Departemen mana yang terus-menerus melebihi anggaran? Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini bisa memakan waktu berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu jika menggunakan metode tradisional.
Selain itu, kita juga harus menambahkan tantangan lain terkait pengendalian pengeluaran: pengendalian pengeluaran yang tidak sah atau kurangnya dokumen pendukung. Ini adalah sulit dideteksi dan dicegah tanpa sistem terpusat.
Bagaimana digitalisasi merevolusi pengendalian pengeluaran
Kabar baiknya adalah itu Digitalisasi secara radikal mengubah cara perusahaan mengelola pengeluaran mereka. Solusi perangkat lunak modern menawarkan manajemen otomatis yang menghilangkan banyak pekerjaan manual dan mengurangi kesalahan.
Dengan penggunaan alat seperti software pengontrol pengeluaran, karyawan dapat segera mencatat pengeluarannya melalui aplikasi mobile.yang memberi perusahaan visibilitas dan kontrol waktu nyata. Hal ini memudahkan untuk menyetujui, menolak, atau meminta informasi tambahan dan memungkinkan data diekspor ke alat keuangan dengan satu klik.
Contoh utama dari revolusi ini adalah Sesame HR, yang menawarkan solusi komprehensif untuk mengelola dan mengendalikan pengeluaran bisnis. Perangkat lunaknya memusatkan semua pengeluaran pada satu platform, memungkinkan karyawan untuk mencatat pengeluaran mereka segera melalui aplikasi seluler.
Dengan cara ini, Sesame HR memberikan visibilitas dan kontrol real-time atas manajemen keuangan organisasi, memfasilitasi pengambilan keputusan keuangan. Apakah Anda perlu mengekspor data ke sistem akuntansi Anda? Dengan satu klik, Anda dapat mengintegrasikan semua informasi dengan alat keuangan lainnya.
Keuntungan perangkat lunak pelacakan pengeluaran
Manfaat menggunakan teknologi ini berlipat ganda. Karyawan mendapatkan otonomi dan transparansisementara perusahaan memperoleh kontrol dan analisis biaya yang lebih baik. Dan jangan lupakan penghematan waktu: apa yang biasanya memakan waktu berhari-hari atau berminggu-minggu kini dapat dilakukan dalam hitungan menit. Sekarang, mari kita lihat kelebihan-kelebihan ini secara mendetail:
- Melampaui otomatisasi sederhana. Manfaatnya lebih dari sekedar otomatisasi sederhana. Pertama, ini menyediakan a Visibilitas dan kontrol anggaran yang lebih besaryang memudahkan manajer untuk melihat secara real time bagaimana sumber daya keuangan digunakan, sehingga memungkinkan penyesuaian cepat jika diperlukan.
- Keputusan yang lebih baik. Visibilitas ini menghasilkan keputusan yang lebih baik. Apakah ada area dimana penghematan dapat dilakukan? Dengan data yang akurat dan terkini, para pemimpin bisnis dapat mengambil keputusan strategis berdasarkan fakta, bukan asumsi.
- Mengurangi risiko dan kesalahan. Menggunakan perangkat lunak pengeluaran seperti Sesame HR secara signifikan mengurangi risiko kesalahan dan penipuan. Persetujuan otomatis dan kontrol bawaan mempersulit terjadinya pengeluaran yang tidak sah atau duplikat.
- Peningkatan efisiensi dan produktivitas. Jumlah manfaat ini (otomatisasi, visi komprehensif, informasi real-time) diterjemahkan ke dalam peningkatan efisiensi dan, oleh karena itu, peningkatan produktivitas pekerja di departemen-departemen ini. Waktu yang sebelumnya dihabiskan untuk tugas-tugas administratif dan berulang kini dapat diinvestasikan dalam aktivitas yang bernilai lebih besar bagi perusahaan.
Seperti yang Anda lihat, digitalisasi pengendalian pengeluaran bukan sekedar tren, melainkan a kebutuhan dalam dunia bisnis yang kompetitif saat ini. Jika Anda belum mengambil langkah menuju digitalisasi pengeluaran perusahaan Anda, inilah saatnya untuk mempertimbangkan opsi ini secara serius.
Dengan mengotomatisasi proses dan memusatkan informasi pada satu platform, Anda akan dapat melihat pengeluaran dengan jelas dan akurat, mengambil keputusan berdasarkan data real-time, dan mengurangi kemungkinan kesalahan dan penipuan. Tunggu apa lagi untuk mengambil lompatan dan mendapatkan perangkat lunak pelacakan pengeluaran?
